home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Amiga Collections: Memphis Amiga Group / MAG Disk (1990-02)(Memphis Amiga Group).zip / MAG Disk (1990-02)(Memphis Amiga Group).adf / phasar2.hlp < prev    next >
Text File  |  1989-12-29  |  7KB  |  113 lines
  1.                         ENTERING TRANSACTIONS
  2.  
  3.      ENTERING NEW TRANSACTIONS: This function is used to enter individual
  4. transactions in a manner very similar to recording checks in your checkbook
  5. register. A list of accounts with the associated current balance and most
  6. recently entered transaction will be displayed on the top of the screen. Follow
  7. the prompts near the lower left-hand corner of the screen. Whenever you are
  8. prompted to enter an account or a category, the program will accept the number
  9. of the item or the first one or more characters of the name. Striking F1 at the
  10. prompts gives you a menu of options.
  11.  
  12.      To execute a transfer of funds from one account to another, enter the
  13. name of the debited account for 'Which Account' and type the number or name of
  14. the credited account for 'Payee'. To record a deposit, type the word 'DEPOSIT'
  15. (or the first few letters of "deposit") in answer to the 'Payee' prompt.
  16.  
  17.      To record a deposit from multiple sources or if a single debit should
  18. be divided into more than one expense category, type either the word 'SPLIT' or
  19. 'MULTI' in answer to the 'Category' prompt. When you are finished entering the
  20. parts of the transaction, type <Esc> in response to the 'Category' prompt and
  21. you will be returned to the normal mode. 
  22.  
  23.      In general, you will not want to enter negative numbers for the amount of
  24. the transaction. The program assumes you are entering an expense if the payee
  25. is not "deposit" and knows to subtract the amount entered. However, to record
  26. a refund or credit, enter it as a transaction (expense vs. income) with a
  27. negative amount.
  28.  
  29.      A list of frequently used payees can be summoned by striking <Ctrl-L> when
  30. the "Payee" prompt is showing.
  31.  
  32.      To enter a comment associated with a transaction, type in the comment
  33. in response to the 'Comment' prompt, or to repeat the previous comment, type
  34. a single quote. The word "YES" will be displayed in the comment column to
  35. indicate that it has been recorded. To leave the comment blank strike <Enter>
  36. in response to the comment prompt.
  37.  
  38.      As soon as you enter an amount for a transaction and strike <Enter>,
  39. the balance displayed at the top of the screen will be updated.
  40.  
  41.      USE STANDARD TRANSACTIONS: This function allows you to enter groups
  42. of transactions which occur repeatedly. (For example: first-of-the-month
  43. bills, paychecks with all of the associated deductions.) You will be asked for
  44. a default date to attach to all of the transactions. This date as well as
  45. other information associated with the transactions can be edited by moving the
  46. reverse-video cell around the screen and typing in the correct information.
  47. When you have finished editing the transactions, strike <Esc>.
  48.  
  49.      EDIT STANDARD TRANACTIONS: You may define up to seventeen 'pages'
  50. of these transactions with each 'page' containing up to 20 transactions. Select
  51. a page number for the group of transactions which you wish to define. If you
  52. choose a page which is already defined, you are given the opportunity to
  53. re-define that page or to request another page number. You will then be asked
  54. for a one-line title for the new page. At this point you will enter
  55. transactions very much like you would do if you were entering single
  56. transactions, except you will not be prompted for the date or a comment. Just
  57. follow the prompts.
  58.  
  59.      VIEW/EDIT TRANSACTIONS: This sub menu allows you to change any of the
  60. information contained in a transaction entered earlier, or to view transactions
  61. defined by a set of limits which you specify (e.g. date range, which categories
  62. etc.).
  63.  
  64.      The first step in editing transactions is to call up the right ones.
  65. You'll need to decide which accounts, which income and/or expense categories,
  66. which payee's, and which period to view or edit. Categories and accounts can
  67. be set to "all" or "none" as well as to specific ones. Payee can be "all" but
  68. "none" wouldn't make sense. The maximum number of transactions that can be 
  69. called up at one time is 1000. When the setup is right you have the option of
  70. sending the output to the printer or the screen.  Once that choice is made, 
  71. and the "To Printer" option is set (yes or no), move the reverse video cursor 
  72. to the "Do the Search" line and hit any key.
  73.  
  74.      Any transaction displayed on the screen can be edited. Simply move the
  75. reverse-video cell around the screen and type over any incorrect information.
  76. The summaries and account balances will automatically be updated. There are a
  77. few edits which you cannot do - for example change a transfer into something
  78. else - to protect the integrity of the data and summaries. If necessary, you
  79. may delete any transaction (and if desired, re-enter it in another format). To
  80. delete a transaction place the cursor in any column of the transaction to be
  81. deleted and strike the <Delete> key.
  82.  
  83.      CONFIRM WITH STATEMENT: This sub menu helps you to reconcile each of your
  84. accounts with the monthly statement. You'll enter the account name and verify
  85. that the last confirmed balance and date agree with the beginning balance and
  86. date of the current statement. You should resolve any differences before
  87. continuing. Then you'll enter the ending balance and date from the statement -
  88. this becomes the target for the balancing act to follow. Finally, you'll be
  89. asked for a character string to be used to mark the transactions which you are
  90. about to confirm.
  91.  
  92.      The program will look for all the unconfirmed transactions for the account
  93. that you specified. They will then be listed, twenty at a time, on the screen.
  94. You may change (as needed) any part of any of the transactions. To confirm a
  95. transaction, simply put the cursor in the confirm column and hit <Enter>.
  96. This will give you the default string you defined earlier. Or, you may
  97. also type in any one-to-six character string. Type a space and <Enter> it to
  98. unconfirm a transaction. Just below the list of transactions there is a line
  99. which tells you the statement confirmed balance and the confirmed balance which
  100. you have achieved by confirming transactions (this is not the same as the
  101. final, unconfirmed balance) and the difference between the two. Go through all
  102. of the pages using the <PgUp> and <PgDn> keys until you have matched and marked
  103. as many transactions as you can, then strike <Esc>.
  104.  
  105.      If the confirmed balance which you have achieved matches the statement
  106. balance, GREAT. If they don't PHASAR will help you find the discrepancy and
  107. correct it. If you discovered transactions on your statement which you forgot
  108. to enter you will be allowed to enter them now. (After returning from entering
  109. missing transactions you will need to confirm them as you did with the others).
  110. The number and total amount of confirmed debits and credits can be compared to
  111. those on your statement to help you find discrepancies (don't forget about the
  112. built-in calculator).
  113.